無紙化會議係統的誕生源自於現代社會會議組織者、使用者對改變傳統紙質會議弊端的新想法，是環保節能意識的覺醒。現代社會的快節奏生活，與會者希望會議能高效快速安全進行。有此眾多實際需求，結合現有技術，才催生了無紙化會議係統。無紙化因需求而生，也必然將需求放在第一位。無紙化會議係統結合通訊傳輸技術、視頻技術、軟件開發，將日常辦公使用的電子文檔文件直接用於會議，實現會議的無紙化。

無紙化會議係統的基本運行狀態：每個參會人單獨控製無紙化終端，每個終端都是一台安裝有無紙化軟件的計算機。借助無紙化軟件和無紙化服務器等設備，每個參會者都可以是聽眾也可以是演講人，可以向其他參會人展示自己的演講文件、視頻。為簡化操作，每個參會人都使用觸控屏控製自己的終端。

無紙化會議係統的應用解決了傳統會議中存在的各類問題：會議文檔打印耗時、浪費紙張；會前資料準備時間長，會議召開效率低；會前資料經手人多，保密性不強等問題。通過無紙化會議係統，可實現會議文件集中管控，會議流程軟件化，使繁冗的會議過程變得輕鬆、高效。同時具有保密性高、功能豐富、操作便捷、節能環保等特點，廣泛應用於各類會議場所。

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