傳統式的會議方式高效率低、溝通能力差、表達形式單一、機器設備實際操作繁雜、資源消耗比較嚴重及其安全性保密性安全隱患等眾多難題。

傳統定義上的智能化會議室，包含投影儀、視頻/電話會議終端設備、交互式白板等諸多機器設備，根據多媒體係統將每個獨立同分布的係統軟件相互連接，但其可操作性仍然看起來不足友善。

國家現行政策全力推動無紙化會議過程，聯合國組織完成無紙化會議，國家全國兩會全力報導無紙化會議的應用性，高效率、環保節能、環境保護的整體大環境規定，無紙化會議係統軟件刻不容緩。

智能化無紙化會議係統軟件讓全部會議全過程無紙化地進行：是應用當代網絡通信軟件開發，會議材料文檔和圖片音視頻文檔等文檔的傳送、互換共享資源；

另外融合會議室運用要求，提升會議每日簽到、網絡投票、信息內容溝通交流、會議服務項目、員工管理、會議管理方法等運用作用。對全部文件格式閱讀文章Word文本文檔、Excel報表、PPT演試稿、PDF文檔、TXT文字、圖片、CAD工程圖紙、視頻（播放）等。無紙化手機客戶端內嵌“互聯網訪問 ”，省時省力查看材料，查看到的材料能夠開展同台播。